副業や個人事業、スモールビジネスを始めたばかりの方にとって、売上管理はとても大切な作業です。
しかし、
「どんな管理表を作ればいいか分からない」
「毎回手計算で集計するのが面倒」
そんな悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？
そこでこの記事では、無料で使えるGoogleスプレッドシートを使って、初心者でもかんたんに作れる【売上管理表】の作り方を解説します！
*エクセルも同様のやり方で作ることができます。
自動集計やグラフ化までできるので、日々の売上管理がぐっとラクになりますよ。
この記事を読めば、今日からすぐに使える売上管理表が完成します！
この記事で分かること
- スプレッドシートを使うメリット
- すぐ使える売上管理テンプレート付き
- 初心者向け！売上管理表の設計方法
- 自動集計する方法（関数をやさしく解説）
- 売上推移をグラフ化して見える化する方法
なぜスプレッドシートで売上管理をするべきなのか？
1. 無料で使える
Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で使えます。
エクセルのようにソフトを買う必要もなく、スマホからも編集可能。コストをかけずに始められるのが大きな魅力です。
2. どこでもアクセスできる
パソコン、スマホ、タブレット、どの端末からもインターネットさえあればアクセスできます。
外出先で売上入力したり、取引先で売上状況を確認したりと、柔軟な使い方ができます。
3. 自動計算・自動グラフ作成ができる
関数やグラフ機能を使えば、入力した売上データから自動で合計・平均・推移グラフなどを作成できます。
手間を最小限に抑えながら、しっかり管理できるのが大きなメリットです。
すぐ使える！売上管理表テンプレート
「すぐ使えるテンプレートがあったら便利だな…」
という方のために、この記事では売上管理表_テンプレートを用意しました。
下記ボタンのリンク先から無料の売上管理表_テンプレートを入手できます。
ただ、このままだと使えないので、「ファイル」→「コピーを作成」を行うことで使用することができます。
使い方は超シンプル。
テンプレートをコピーしたら、自分のビジネスに合わせてカスタマイズするだけ！
また、このテンプレートを参考にしながら、下記記事を読んでもらうと理解が深まりますよ！
初心者向け！売上管理表の紹介
最初にどんな売上管理表なのかをお見せします。
まずは最低限押さえておきたい基本項目で作ってみました。
シートは『商品名_販売価格_仕入価格』、『入力』、『月別売上管理_グラフ』、の３つに分けてあります。
◆シート名『商品名_販売単価_仕入単価登録』です。
まずは商品名ごとに販売単価・仕入単価を登録します。
◆シート名『入力』の表となります。
ここで販売した日付、商品名、数量（販売数量）を入力します。
入力すると先ほどの『商品名_販売価格_仕入価格登録』のシートで登録した『販売単価』、『仕入単価』を読み取り自動で入力されます。またそのほかの項目も自動で計算されます。
◆シート名『月別売上管理_グラフ』の表とグラフです。
各年月ごとの売上合計・仕入合計・粗利がわかる表となっております。
こちらも『入力』のシートから自動で計算し、各月ごとの合計を算出しています。
もちろんグラフも売上合計・粗利に数値が入力されていけば自動で棒グラフが作成されていきます。
どうやって自動計算されるのかを解説！
毎回手計算していたらミスも起きやすいし、何より面倒ですよね。
スプレッドシートなら、関数を使って売上金額の合計などを自動で集計できます。
シート名『入力』で使用している関数について
◆売上合計・仕入合計・粗利合計の自動計算
こちらについては通常の掛け算・引き算の計算を行っております。
売上合計（販売単価×数量）
=D2*C2
仕入合計（仕入単価×数量）
=F2*C2
粗利合計（売上合計ー仕入合計）
=E2-G2
スプレットシートでの掛け算に関しては『×』ではなく、『*』（アスタリスク）を使用します。
ちなみに今回は使いませんが、割り算の場合は『÷』ではなく、『/』（スラッシュ）を使用します
◆販売単価・仕入単価を自動で出す方法
販売単価・仕入単価はif文と、VLOOKUP関数を組み合わせて使用しております。
このVLOOKUP関数を使用すると他のシートから指定した数値を取り込むことができるようになります。
今回の場合でいうと、
IF文=指定したシートに何もなければそのシートを空白にし、数値が入力されていれば次の関数を実行する
VLOOKUP関数＝シート名『商品名_販売単価_仕入単価登録』から単価を自動で取り込む関数
販売単価の関数
=IF(B2=””,””,VLOOKUP(B2,’商品名_販売単価_仕入単価登録’!$A$2:$B$30,2,0))
仕入単価の関数
=IF(B2=””,””,VLOOKUP(B2,’商品名_販売単価_仕入単価登録’!$A$2:$C$26,3,0))
これで2行目から100行目までの販売価格・仕入価格を自動で入力してくれます。
こちらはの関数はif文と、VLOOKUP関数を使用しております。
ここでこの関数の使い方を説明すると長くなるので、ググってもらえれば他の方のサイトで詳しく説明があると思います。
◆年月の自動入力
この行は、次に解説するシート名『商品名_販売単価_仕入単価登録』の関数で年月ごとの集計をするのに必要となります。
関数は、IF文とLEFT関数を使用しています。
今回の場合でいうと、
IF文について
指定したシートに何もなければそのシートを空白にし、数値が入力されていれば次の関数を実行する
LEFT関数について
指定したシートに入力されている文字数の左から7文字を入力する関数
年月
=IF(A2=””,””, LEFT(A2,7))
シート名『商品名_販売単価_仕入単価登録』で使用している関数について
このシートでは各年月ごとの売上・仕入・粗利の合計を算出しています。
関数はSUMIF関数と引き算を使用しています。
売上合計
=SUMIF(‘入力’!$I$2:$I$27,A2,’入力’!$E$2:$E$27)
仕入合計
=SUMIF(‘入力’!$I$2:$I$27,A2,’入力’!$G$2:$G$27)
粗利合計
=B2-C2
SUMIF関数について
シート名『入力』の「年月」の列を対象に指定したセルの年月の売上合計や仕入合計を自動でしてくれる関数です。
こうすると、毎月の売上合計・仕入合計・粗利合計が自動で集計される管理表が作れます！
売上推移をグラフで「見える化」しよう！
数字だけだとイメージしづらい売上推移も、グラフにするとひと目で分かるようになります。
スプレッドシートでは、かんたんにグラフを作成可能！
売上・粗利推移グラフを作成する手順
- 日付列と売上金額列をドラッグして選択
- 上部メニューの「挿入」→「グラフ」を選択
- 「棒グラフ」を選ぶ
＊月別粗利推移グラフも同様な手順でやればグラフが作れます。
これだけで、月々の売上・粗利推移がグラフ化されます！
売上・粗利の増減が直感的に把握できるので、経営判断にも役立ちますよ。
下記は売上管理表のテンプレートへのボタンです。
「ファイル」→「コピーを作成」をして使ってください。
実際に使ってみた感想
下記は個人事業主をしている私の友人の感想です。
はじめは「売上管理なんてノートに書けばいい」と思っていました。
しかし、データが増えてくると、
- 合計金額の計算ミス
- 月別売上の把握ができない
- どの商品がよく売れているのか分からない
など、どんどん困るようになりました。
そこでスプレッドシートを導入したところ、
一気に作業がラクになり、売上管理の質とスピードが格段に向上しました。
今では、グラフを見ながら次の施策を考える習慣もでき、
ビジネスが一歩前進したと実感しています。
まとめ
スプレッドシートを使った売上管理は、
- お金をかけずに始められる
- ミスを減らして正確に集計できる
- 数字をグラフで直感的に理解できる
- ビジネス改善にもつながる
と、メリットだらけです！
この記事を参考に、まずはシンプルな管理表を作ってみましょう。
慣れてきたら、さらにカスタマイズして自分だけの最強管理ツールを育てていってくださいね！
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