組織を効率よく動かすのって本当難しいですよね。
何かいい方法ありませんか？
こういった悩みを解決します。
経営者の方や、会社員の中間管理職の方なら組織を効率よく動かす方法で誰でも悩んだことありますよね？
あのマクドナルドはなぜ世界展開できているのか？
コンビニの店舗数はなぜあんなに増やすことができているのか？
そういった仕組み作りについて詳しく解説していきます。
「仕組み化」って何？
仕組み化とは、事業スピードと収益性を保ったまま拡大を行う方法です。
上の図のように仕組み化があれば、収益性を保ったまま事業の拡大ができるようになります。
逆に仕組み化がない会社は、人数が増えるにつれ収益性が落ちてしまいます。
ただ、事業をマネージメントする上で一番やっかいなのが人のモチベーションケアです。
例えば、新入社員のモチベーションケアのために飲み会を開いたとしても、次の日に彼女に振られたとしたらモチベーションは上がらず逆に下がりますよね。
というように、いくらケアをしたところで、外部要素の影響でモチベーションは日に日に変わってしまうのです。
では、このモチベーションがあろうがなかろうが、その人に最高のパフォーマンスを出させるためにはどうすればいいでしょうか？
マニュアル化とタスク化の徹底
このようなマニュアルとタスク管理を徹底することで、モチベーションに頼らずとも一定のパフォーマンスができるようにします。
下図は実際に使われている例となります。
このようなマニュアルと、タスク管理が徹底しているからこそ、マクドナルドや、コンビニの定員は日々同じパフォーマンスが出来ているのです。
逆にマニュアル化されていなければ毎回毎回モチベーションケアをやらなければいけないので、そこに時間をとられますし、尚且つパフォーマンスも下がります。
このような組織を動かしていく中で持っていなくてはいけないマインドがあります。
いつも「1000人だったら？」というスタンスでビジネス設計を行う
お客様へサービスを提供していると、個々のお客様から「こういったサービスはできないかな？」や、「ここ変えてくれないかな？」といった依頼がくると思います。
ですがこれらは全て、断ってください。
それは、1人のお客様だけのサービスであれば提供するのは簡単ですが、「1000人だったら？」と考えると、とても対応できないからです。尚且つ特別対応に時間がとられてしまい、事業や会社が大きくならないからです。
メール対応の定型化＋ハッピークロージング
お客様へメールを送るとき毎回・毎回その都度文を考えていては時間がかかりますよね。その対策としてメール対応の定型文化の実施です。ただし、定型文だけだと人間味がなくなってしまうので、文の終わりにハッピークロージングを書きます。
ハッピークロージングとは、例えば夏であれば、
『暑い日が続いておりますが、どうかお体に気を付けてください。また何かありましたらご連絡お待ちしております。』
など人間味がある文を最後に付け加えることです。
フォーラムで全てをURL化
お客様へや、社内に使う資料をメールで送るのはもはや古いです。
フォーラムで、資料全てをURL化し共有しておけば新しいものがでたときなど、このURLを更新しておくことで再度送らなくても済むようなります。
このように顧客が1000人でも1人で対応できる仕組み化や、マインドが重要です。
営業のマニュアル化
トップ営業マンを作らない仕組み化
会社はトップ営業マンを作ってはいけません。なぜかというとそのトップ営業マンが会社を辞めてしまうと業績が悪化してしまう可能性があるからです。
ではどうやるか？ ここでもトップ営業マンを作らない仕組み化が必要となるのです。
営業マンへのスクリプト（台本）や、顧客へのヒアリングシート等を作成することで平均的に契約をとれるようにするのです。
動画で新人研修
新入社員が入るたびに研修をやっていてはとても非効率です。
そこで、入社前の新入社員に研修動画を見させることによって予習させ、またきちんと理解できているのかのテストを実施します。
こうすることで都度とられていた研修の時間を大幅に減らすことができるのです。
動画で営業活動を行うことで徹底的な効率化
お客様へアポイントメントをとるとき、日程調整に時間を取られていませんか？また、せっかくアポイントがとれても説明だけして契約に結びつかないといったケースは多いと思います。
これらは営業として当たり前で、これをしなければお客様から選ばれないと思っていませんか？
一昔前なら仕方がなかったことかもしれませんが、今は違います。
考え方を変えましょう。
お客様を選ぶといった考え方に変えるのです。これにも動画が効率的です。
やり方としては下記を参考にしてください。
- 事前に商品の説明をした動画を撮影し、興味があるといったお客様へその動画のURLをメールで送ります。
- こちらからはこの動画を見てわからないことがあれば連絡くださいと伝えときます。
- 連絡がきたお客様へアポをとり説明に行きます。（連絡がある時点で大分商談角度は高いです。）
といったように、お客様から連絡がくるような仕組み化を作れば大幅な効率化となります。
内部のマネージメントも仕組み化する
マネージメントとは『組織』を機能させることで、マネージャーの役割です。ただ組織が大きくなればなるほど人が増えるためマネージメントは難しくなります。
しかも自己実現は人によって様々なため、従来の同一マネージメントを行っていては上手く組織は動かせません。
ではどうすればいいのか？
人は下図のような3つのパターンに分かれます。
この３つのパターンに振り分けて、人をマネージメントをするのが効果的です。
例えば
- 『安定目的の人』…社会保障や、安定した給料を与える。
- 『金銭目的の人』…どんどん契約をとってきてもらい、その分お金は沢山払う。
- 『自由目的の人』…進むべき方向・価値は共有。自由にやらせる。
といったようにその人にあったマネージメントをするべきなのです。
いつまでも従来通りの同一マネージメントをしていても人は思うように動いてくれませんし、会社を辞めてしまいます。
『モチベーション＝パフォーマンス』に左右されない＝人に依存しない
どんな小さな組織でも仕組み化してください。
そうしないとモチベーションに左右されパフォーマンスが落ちてしまうからです。
また、仕組み化があればどんな優秀な人が辞めても、次の日、普通に営業ができるのです。
=人に依存しなくてすむのです。
これが本当に強い組織なのです。
いかがだったでしょうか？
組織を動かしていく上で、仕組み化がいかに重要なのかが理解できたと思います。
今回の内容は、MUP WEEK20の学習内容となっております。興味がある方は竹花貴騎さんのYOUTUBEも見てみてください。
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